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elektronische Personalakte Branchenunabhängig

Personalakte erfassen

Mit einem modernen EDV-System sollte es ganz alltäglich sein, per Rechner online auf die Daten Ihrer Mitarbeiter zugreifen zu können. Es stellt sich die Frage: muss es immer noch eine physische Personalakte aus Karton sein, oder ein Ordner, in welchem alle Dokumente eines Mitarbeiters aufbewahrt werden? Auch die Frage, wo befindet sich die Personalakte einer bestimmten Person gerade, hört man immer wieder. Oft scheuen sich die Unternehmen noch Personalakten zu digitalisieren, da man nicht sicher ist, wer alles auf diese sensiblen Daten zugreifen kann.Der Erfolg Ihres Unternehmens basiert zu einem großen Teil darauf, wie einfach und schnell Sie auf die Daten Ihrer Mitarbeiter zugreifen können. Dazu gehören auch Dokumente, die Sie von oder für Ihre Mitarbeiter erhalten haben.Ist das Dokument auf einem Rechner eingescannt und gespeichert, so ist es eine Kleinigkeit dieses Dokument in die elektronische Personalakte zu übernehmen.

Sie können nahezu alle Dokumentarten wie .pdf, .doc, .xls, .jpg, .png usw. in der elektronische Personalakte speichern. Zum öffnen der Dokumente aus der elektronische Personalakte benötigen Sie auf dem Rechner ein Programm mit welchem Sie diese Dokumentart anzeigen bzw. bearbeiten können. Wollen Sie beispielsweise ein PDF-Dokument öffnen, so muss der Akrobatreader oder ein Programm installiert sein, mit welchem dieses Dokument geöffnet werden kann.


Kategorien Personalakte

Die Daten werden in der für das System gewählten Datenbank verschlüsselt gespeichert. Damit kann sicher gestellt werden , dass Personen ohne Befugnisse für die Dokumente diese nicht angezeigt bekommen. Sie vergeben in unserem System die Berechtigung, welche Personen Zugriff auf die gespeicherten Dokumente haben. Um die Dokumente geordnet in die elektronischen Personalakte zu übernehmen können Sie diese mit einem Datum in einer Hauptkategorie und Unterkategorie zuordnen. Damit finden Sie später einfach das gesuchte Dokument wieder. Die Kategorien können von Ihnen selbst erstellt und definiert werden. Natürlich sind die Unterkategorien den Hauptkategorien zugeordnet, damit man die Zuordnung leichter durchführen kann.


Anzeige Personalakte

Im Personalstamm des Mitarbeiters können die dem Mitarbeiter zugeordneten elektronischen Personalakten eingesehen werden. Mit einem Doppelklick öffnet sich das jeweilige Dokument. Zu jedem Bewerber können Sie die Dokumente des Bewerbers hinterlegen, so dass jeder der berechtigt ist, diese jederzeit einsehen kann.




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